เตรียมเนื้อหาสำหรับเว็บไซต์ใหม่: ใครเขียนอะไร และเสร็จเมื่อไร

โปรเจกต์เว็บไซต์หลายโปรเจกต์เริ่มจากงานออกแบบ ม็อกอัปหน้าแรกผ่านการอนุมัติทั้งที่ยังใช้พาดหัวชั่วคราว สร้างเทมเพลตเสร็จ แล้วจึงมีคนหันมาสนใจเรื่องข้อความ นั่นคือตอนที่วันเปิดตัวเลื่อนออกไป: คำอธิบายบริการไม่พอดีกับเลย์เอาต์ ยังไม่มีรูปถ่าย และคนที่รู้ราคาก็ไม่อยู่ แผนเนื้อหาเว็บไซต์ป้องกันเรื่องนี้ได้

เนื้อหาเป็นหนึ่งในสิบองค์ประกอบของ เว็บไซต์ที่ดี และเป็นองค์ประกอบที่มักถูกทิ้งไว้ท้ายสุด แผนนี้ดึงมันขึ้นมาก่อน: ระบุทุกหน้า ใครเขียน ต้องใช้อะไร และต้องเสร็จเมื่อไร และตกลงกันก่อนเริ่มออกแบบ

คำตอบสั้น ๆ

การเตรียมเนื้อหาสำหรับเว็บไซต์ใหม่:

1. ทำบัญชีรายการเนื้อหา (content inventory) ตัดสินใจว่าจะเก็บ เขียนใหม่ รวม หรือตัดอะไร โดยมีหลักฐานจาก Google Analytics และ Search Console
2. เปลี่ยนแผนผังเว็บไซต์ให้เป็นแผนเนื้อหา: หนึ่งแถวต่อหนึ่งหน้า พร้อมผู้เขียน ผู้เชี่ยวชาญ ผู้อนุมัติหนึ่งคน และกำหนดส่ง
3. บรีฟทุกหน้า ก่อนเริ่มเขียน: กลุ่มผู้อ่าน หน้าที่ของหน้า และคำถามที่หน้าต้องตอบ
4. รวบรวมสิ่งที่ใช้เวลานานแต่เนิ่น ๆ: รูปถ่าย หลักฐาน ราคา นโยบาย และข้อความทางกฎหมาย
5. เขียนด้วยน้ำเสียงเดียว แล้วค่อยแปล โดยมีเจ้าของภาษาตรวจในทุกภาษา
6. ตกลงกฎการอนุมัติ: ระบุชื่อผู้อนุมัติ กำหนดช่วงเวลารีวิว และจำกัดจำนวนรอบ

ตั้งกำหนดส่งย้อนกลับจากวันเปิดตัว และเขียนข้อความจริงของหน้าที่ใช้เป็นแบบในการออกแบบแต่ละเทมเพลต ให้เสร็จก่อน

ทำไมเนื้อหาต้องมีแผนของตัวเอง

เนื้อหาเป็นตัวกำหนดงานออกแบบ พาดหัวสี่คำกับพาดหัวสิบสี่คำ ต้องใช้เลย์เอาต์ต่างกัน บริการสามรายการกับสิบเอ็ดรายการก็เช่นกัน ข้อความชั่วคราวซ่อนเรื่องนี้ไว้ จนกว่าข้อความจริงจะมาถึง แล้วเทมเพลตที่อนุมัติไปแล้วต้องแก้ใหม่

เนื้อหาอยู่ในหัวของคน ฝ่ายขายรู้ข้อโต้แย้งของลูกค้า ฝ่ายปฏิบัติการรู้ขั้นตอน ฝ่ายการเงินรู้ราคา ฝ่ายกฎหมายรู้นโยบายความเป็นส่วนตัว มีไม่กี่คนที่มี “เนื้อหาเว็บไซต์” อยู่ในหน้าที่งาน ถ้าไม่มีแผน มันจึงกลายเป็นเรื่องรองของทุกคน

เนื้อหาส่งต่อให้คนอื่นทำทั้งหมดไม่ได้ นักเขียนสัมภาษณ์ผู้เชี่ยวชาญของคุณและขัดเกลาถ้อยคำได้ แต่คิดราคา ขั้นตอน หรือหลักฐานของคุณขึ้นเองไม่ได้ ถ้าไม่มีกำหนดส่ง ส่วนนั้นจะกลายเป็นความล่าช้าที่มองไม่เห็น เบื้องหลัง โปรเจกต์เว็บไซต์ที่ล้มเหลว จำนวนมาก

ขั้นที่ 1: ทำบัญชีรายการเนื้อหา

บัญชีรายการเนื้อหาคือรายชื่อทุกหน้าที่คุณมี พร้อมการตัดสินใจกำกับแต่ละหน้า เพื่อให้การรีดีไซน์เก็บหน้าที่ทำงานได้ดีอย่างเงียบ ๆ ไว้ สำหรับเว็บไซต์ใหม่ ให้ทำรายการโบรชัวร์ ข้อเสนอ สไลด์นำเสนอการขาย และคำตอบสำเร็จรูปที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้ว

สร้างรายการ

ส่งออกทุก URL จาก CMS, XML sitemap หรือเครื่องมือ crawl เว็บไซต์ ลงในสเปรดชีต แล้วเพิ่มข้อมูลของแต่ละหน้า:

• เจ้าของ และวันที่อัปเดตล่าสุด
• จำนวนการดู (รายงาน Pages and screens) และเซสชันที่เริ่มจากหน้านั้น (รายงาน Landing page) ใน Google Analytics ย้อนหลัง 12 เดือน เพื่อให้หน้าที่ขึ้นกับฤดูกาลไม่ถูกตัดทิ้ง
• คลิก การแสดงผล และคำค้นหลัก จากรายงาน Performance ของ Google Search Console
• ลิงก์จากภายนอก จากรายงาน Links ของ Search Console ซึ่งแสดงเพียงตัวอย่าง ไม่ใช่ทุกลิงก์
• การติดต่อสอบถามที่เริ่มจากหน้านั้น ถ้าตั้ง การติดตาม conversion ไว้แล้ว

บนเว็บไซต์ขนาดใหญ่ ให้ประเมินหน้าที่สร้างจากเทมเพลต เช่น หน้าสินค้าหรือรายการประกาศ จากตัวอย่างของแต่ละเทมเพลต

ตัดสินใจ: เก็บ เขียนใหม่ รวม หรือตัด

อย่าตัดสินจากทราฟฟิกอย่างเดียว หน้าที่ตัวเลขไม่สูง อาจเป็นหน้าที่ฝ่ายขายส่งให้ลูกค้าที่จริงจังทุกราย และหน้าทางกฎหมายอย่างประกาศความเป็นส่วนตัว ต้องอยู่ไม่ว่าทราฟฟิกจะเป็นอย่างไร ถามฝ่ายขายและฝ่ายสนับสนุนว่าแชร์หน้าไหนบ้าง ก่อนตัดอะไรออก และเพิ่มทุก URL ที่ถูกรวมหรือลบ ลงในแผน redirect บทความ เช็กลิสต์ SEO สำหรับการย้ายเว็บไซต์ อธิบายการรักษาอันดับเมื่อที่อยู่เปลี่ยน

ขั้นที่ 2: สร้างแผนเนื้อหาเว็บไซต์ ทีละหน้า

เริ่มจากแผนผังเว็บไซต์ใหม่ ทุกหน้าได้หนึ่งแถว รวมถึงหน้าที่คนมักลืม: หน้าขอบคุณ หน้า 404 อีเมลยืนยันจากฟอร์ม และประกาศความเป็นส่วนตัว

แต่ละแถวต้องมีอะไร

เก็บแผนไว้ในสเปรดชีตที่แชร์ร่วมกันไฟล์เดียว ไม่ใช่ในเธรดอีเมล โดยมีผู้รับผิดชอบหนึ่งคนฝั่งคุณ ที่คอยดูให้ทุกหน้าได้รับการเขียน

ใครเขียนเนื้อหาเว็บไซต์?

มีสามรูปแบบที่ได้ผล และหลายโปรเจกต์ใช้ผสมกัน

AI ช่วยให้การร่างเร็วขึ้นได้ในทุกรูปแบบ ถ้ามันทำงานจากข้อมูลของคุณ ไม่ว่าเลือกแบบไหน ให้ตกลงเป็นลายลักษณ์อักษร: ใบเสนอราคามักตั้งสมมติฐานว่าคุณเตรียมเนื้อหาทุกคำเอง ซึ่งเป็นเหตุผลที่เรื่องเนื้อหาควรอยู่ใน คำถามที่ควรถามก่อนจ้างนักออกแบบเว็บไซต์

ตั้งกำหนดส่งข้อความย้อนจากวันเปิดตัว

นับย้อนจากวันเปิดตัว และผูกกำหนดส่งแต่ละข้อกับหมุดหมายของโปรเจกต์ แทนวันที่ที่มองโลกในแง่ดีเกินไป:

1. เปิดตัว: เนื้อหาขึ้นระบบในทุกภาษา ทดสอบลิงก์และฟอร์มแล้ว
2. นำเนื้อหาเข้าระบบ: ข้อความที่อนุมัติและแปลแล้ว และรูปที่ปรับให้เหมาะกับเว็บแล้ว อยู่ใน CMS
3. แปลและให้เจ้าของภาษาตรวจ จากข้อความต้นฉบับที่อนุมัติแล้วเท่านั้น
4. อนุมัติ โดยผู้อนุมัติที่ระบุชื่อไว้ของแต่ละหน้า
5. ร่าง เขียนตามบรีฟที่อนุมัติแล้ว
6. หน้านำร่อง: หน้าแรก และหน้าตัวแทนหนึ่งหน้าต่อหนึ่งเทมเพลต พร้อมเนื้อหาจริง ก่อนออกแบบเทมเพลตเหล่านั้น

ขั้นที่ 6 พลาดได้ง่าย และแพงถ้าข้าม: การออกแบบเทมเพลตบริการโดยยึดคำอธิบายบริการจริงที่ยาวที่สุดของคุณ มีต้นทุนต่ำกว่ามาก เมื่อเทียบกับการพบหลังสร้างเสร็จว่ามันไม่พอดี บทความ แผนโปรเจกต์เว็บไซต์ แสดงว่าหมุดหมายเหล่านี้เข้ากับงานออกแบบและพัฒนาอย่างไร

ขั้นที่ 3: บรีฟทุกหน้า ก่อนมีใครเริ่มเขียน

บรีฟหน้าเป็นเอกสารครึ่งหน้า ที่บอกผู้เขียนว่าหน้านั้นมีไว้เพื่ออะไร:

• กลุ่มผู้อ่าน: ใครมาถึงหน้านี้ มาจากไหน และรู้อะไรอยู่แล้ว
• หน้าที่ของหน้า: การกระทำเดียวที่คุณอยากให้เกิดต่อ
• คำถามที่ต้องตอบ เรียงตามลำดับที่ผู้ซื้อถาม โดยดึงมาจากการคุยขาย อีเมลติดต่อสอบถาม และคำค้น
• ข้อเท็จจริงและหลักฐาน ที่ใช้ได้: ปัจจัยที่กำหนดราคา ขั้นตอน ตัวอย่าง ใบรับรอง
• เจตนาการค้นหาและคีย์เวิร์ดหลัก (ดู การวิจัยคีย์เวิร์ดและเจตนาการค้นหา)
• ลิงก์เข้าและออก: หน้าไหนส่งคนมาที่นี่ และหน้านี้ส่งคนไปที่ไหนต่อ

ตัวอย่าง หน้าสัญญาทำความสะอาดสำนักงานของบริษัททำความสะอาด: ผู้จัดการอาคารที่กำลังเปลี่ยนผู้ให้บริการรายเดิมที่ทำให้ผิดหวัง หน้าที่คือการนัดเข้าดูสถานที่ ต้องตอบว่ารวมอะไรบ้าง ตรวจสอบประวัติพนักงานอย่างไร ใครมาแทนเมื่อพนักงานป่วย และคิดราคาอย่างไร หลักฐานคือลูกค้าอ้างอิงสองราย และใบรับรองประกันภัย ผู้เขียนทำงานจากบรีฟนี้ได้โดยไม่ต้องประชุม

อนุมัติบรีฟ ไม่ใช่แค่ร่าง เมื่อผู้อนุมัติอนุมัติบรีฟก่อน การถกเถียงเรื่องกลุ่มผู้อ่านและจุดประสงค์ จะเกิดขึ้นบนเอกสารครึ่งหน้า และความเห็นต่อร่างจะโฟกัสที่ความถูกต้องและความชัดเจน สำหรับการเขียน ดู เขียนข้อความบนเว็บไซต์ด้วย AI และ วิธีเขียนหน้าบริการ

ขั้นที่ 4: รวบรวมสิ่งที่ใช้เวลานาน แต่เนิ่น ๆ

การเขียนแทบไม่เคยเป็นส่วนที่ช้าที่สุด สิ่งที่ต้องรอการอนุญาตหรือตารางเวลาของคนอื่นต่างหาก จึงควรขอตั้งแต่เริ่มต้น

รูปสต็อกใช้เป็นรูปชั่วคราวได้ ถ้าแผนระบุว่าใครจะเปลี่ยนมัน วางแผน ข้อความ alt ด้วย: คำอธิบายสั้น ๆ ของรูปที่มีความหมายแต่ละรูป สำหรับคนที่มองไม่เห็น ซึ่งกำหนดไว้ในเกณฑ์ความสำเร็จข้อแรกของ WCAG (1.1.1 Non-text Content ระดับ A) รูปตกแต่งใช้ alt ว่าง คนที่รู้ว่ารูปแสดงอะไร ควรเป็นคนเขียน

ขั้นที่ 5: เขียนด้วยน้ำเสียงเดียว แล้ววางแผนการแปลให้ดี

รักษาน้ำเสียงเดียวในทุกผู้เขียน

เมื่อนักเขียนคำโฆษณาเขียนหน้าแรก ฝ่ายขายเขียนหน้าบริการ และฝ่ายสนับสนุนเขียนคำถามที่พบบ่อย เว็บไซต์จะฟังดูเหมือนสามบริษัท ให้ผู้เขียนทุกคนใช้แนวทางน้ำเสียงเดียวกันพร้อมประโยคตัวอย่าง และอภิธานศัพท์ชื่อผลิตภัณฑ์ และให้บรรณาธิการคนเดียวอ่านทุกหน้า บทความ คู่มือการสร้างแบรนด์บนเว็บไซต์ แสดงวิธีเขียนน้ำเสียงของคุณออกมา และ การเล่าเรื่องบนเว็บไซต์ นำน้ำเสียงนั้นไปใช้ในหน้าเกี่ยวกับเราและกรณีศึกษา

ให้เวลาจริงกับทุกภาษา

บนเว็บไซต์หลายภาษา แต่ละภาษาคือเว็บไซต์ในตัวเอง ไม่ใช่การเก็บงานตอนท้าย:

• แปลเฉพาะข้อความที่อนุมัติแล้ว อะไรที่เปลี่ยนภายหลัง ต้องเปลี่ยนอีกครั้งในทุกภาษา
• ปรับให้เข้ากับท้องถิ่น ตัวอย่าง หน่วยวัด สกุลเงิน และวลีที่คนใช้ค้นหา อาจต่างกันในแต่ละตลาด
• จองเจ้าของภาษาไว้ตรวจ โดยคนที่รู้จักอุตสาหกรรมของคุณ และจับศัพท์ผิดที่เครื่องอาจพลาดได้
• รวมข้อความเล็ก ๆ ด้วย: title ของหน้า meta description ส่วนท้ายของ URL (slug) ข้อความ alt ป้ายกำกับฟอร์ม ข้อความแจ้งข้อผิดพลาด และอีเมลยืนยัน

ให้แต่ละภาษามีผู้แปล ผู้ตรวจ และวันที่ของตัวเองในแผน บทความ วิธีวางแผนเว็บไซต์หลายภาษา อธิบายขั้นตอนทั้งหมด

ขั้นที่ 6: ตกลงขั้นตอนอนุมัติที่ไม่สะดุด

การอนุมัติสะดุด เมื่อหลายคนถือสิทธิ์ยับยั้ง และไม่มีใครมีกำหนดส่ง ให้ตกลงกันตั้งแต่เริ่มโปรเจกต์:

• ผู้อนุมัติหนึ่งคนต่อหน้า บวกอีกหนึ่งคนสำหรับทั้งเว็บไซต์ คนอื่น ๆ เป็นผู้ให้ความเห็น
• ช่วงเวลารีวิวที่แน่นอน เช่น สามวันทำการต่อรอบ
• จำกัดจำนวนรอบ เช่น สองรอบ โดยมีคนหนึ่งคนรวบรวมความเห็น และยุติความขัดแย้งก่อนส่งถึงผู้เขียน
• ให้ความเห็นโดยเทียบกับบรีฟ “หน้านี้ยังไม่ตอบคำถามเรื่องราคา” มีประโยชน์ “ไม่ชอบ” ไม่มีประโยชน์
• กฎสำหรับความเงียบ: การไม่ตอบภายในกำหนด ถือเป็นการอนุมัติหรือไม่ ข้อความทางกฎหมายต้องได้คำตอบ “ตกลง” อย่างชัดแจ้งเสมอ

อนุมัติถ้อยคำในเอกสารที่แชร์ร่วมกัน ซึ่งจัดวางตามหัวข้อของหน้า แล้วตรวจบนเว็บไซต์ตัวอย่างเพื่อดูความพอดีเท่านั้น การเปิดข้อความที่อนุมัติแล้วขึ้นมาแก้กลางการสร้าง ทำให้ความล่าช้าเล็ก ๆ กลายเป็นความล่าช้าที่ยืดยาว

เช็กลิสต์เนื้อหาที่ต้องตกลงก่อนเริ่มออกแบบ

• บัญชีรายการเนื้อหาครบ พร้อมการตัดสินใจสำหรับทุกหน้าที่มีอยู่
• ทุกหน้าในแผนผังเว็บไซต์อยู่ในแผน รวมถึงหน้าขอบคุณและหน้า 404
• ระบุผู้เขียน ผู้เชี่ยวชาญ และผู้อนุมัติหนึ่งคน สำหรับทุกหน้า
• ตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรว่าใครเขียนอะไร: ทีมของคุณ นักเขียนคำโฆษณา หรือผู้ให้บริการทำเว็บไซต์
• ตั้งกำหนดส่งย้อนจากวันเปิดตัว โดยเริ่มจากหน้านำร่อง
• ขอการถ่ายภาพ การอนุญาตใช้กรณีศึกษา และการตรวจทางกฎหมายแล้ว
• แชร์แนวทางน้ำเสียงและอภิธานศัพท์ ให้ผู้เขียนและผู้แปลทุกคนแล้ว
• ระบุผู้แปลและเจ้าของภาษาที่จะตรวจ สำหรับแต่ละภาษา
• ตกลงช่วงเวลารีวิว จำนวนรอบ และผู้อนุมัติขั้นสุดท้ายแล้ว
• วางแผน redirect แล้ว และระบุผู้ดูแลเนื้อหาหลังเปิดตัว

ขั้นตอนต่อไป

เนื้อหาทำให้การเปิดตัวล่าช้า เมื่อถูกมองเป็นขั้นตอนสุดท้าย ให้เนื้อหามีผู้รับผิดชอบ บรีฟ และกำหนดส่ง เหมือนงานออกแบบและพัฒนาตั้งแต่วันแรก แล้วมันจะไม่ใช่สิ่งที่ทุกคนต้องรออีกต่อไป เริ่มจากบัญชีรายการเนื้อหาและแผนผังเว็บไซต์

ถ้าคุณกำลังเลือกว่าจะทำเว็บไซต์กับใคร ให้นำแผนนี้ หรือแค่บัญชีรายการเนื้อหา มาคุยในครั้งแรก จะช่วยให้ตกลงกันได้ง่ายว่าใครจัดหาอะไร และไทม์ไลน์ขึ้นอยู่กับอะไร คุยกับเราเรื่องสิ่งที่เว็บไซต์ของคุณต้องการ และถ้าคุณกำลังแทนที่เว็บไซต์เดิม กระบวนการ รีดีไซน์เว็บไซต์ ของเราเริ่มจากการตรวจว่าหน้าปัจจุบันของคุณทำอะไรได้ดีอยู่แล้ว